Vodic za Microsoft PowerPoint
Iz Partis Wiki
Vodič za Microsoft PowerPoint
Kaj moramo upoštevati pri pripravi dobre predstavitve (kakšna je dobra predstavitev) ? Ljudje imajo v večini velike težave s pripravo raznih predstavitev. To zajema tako predstavitve na fakultetah, šolah, kot tudi predstavitve pred upravnim odborom, na konferencah in nenazadnje pred potencialnimi vlagatelji.
1. Kako začeti? Ker je powerpoint samo vizualna predstavitev, je najprej potrebno delati na vsebini in podajanju vsebine občinstvu.
2. Jasno določite temo predstavitve Povejte, o čem boste govorili tako, da bo vsem jasno, za kaj gre, zakaj ste tam in kaj jim hočete povedati. Npr. če predstavljate novo programsko opremo, ki jo boste uporabljali v podjetju, bi bil npr. primeren začetek: Danes bomo govorili o tem, kako bomo s to programsko opremo povečali prodajo in prihranili čas, ter zmanjša se obremenitev na delavca.
3. Izrazite navdušenje nad temo Nobeden ne posluša ljudi, ki že sami skoraj spijo pred svojim občinstvom. V svojo predstavitev vložite vsaj nekaj energije, ki jo premorete. Uporabljajte jezik, ki izraža vaše navdušenje nad temo. Občinstvo hoče biti navdušeno, saj je naveličano vseh dolgočasnih predstavitev, ki jih doživijo.
4. Občinstvu podajte potek predstavitve Pred začetkom predstavitve povejte občinstvu, kaj jih čaka, o čem boste govorili. Primerno je tudi se malce pošalit tako da pred predstavitvijo povejte kratek vic. Tako ljudje dobijo občutek, o čem bo govor in v mislih lažje sledijo predstavitvi. Nato pa vsako točko predstavitve jasno zaključite in naredite uvod v naslednjo; primer: Sedaj smo govorili o tem, kakšen trženjski splet bomo uporabili, sedaj pa gremo na to, kako bomo produkt prodajali.
5. Če predstavitev vključuje številke, naj nekaj pomenijo Ljudje si predvsem velikih številk ne predstavljajo najbolje. Npr. če govorite o velikosti spomina pomnilniške kartice, povejte, koliko slik gre nanjo ali koliko časa lahko poslušate glasbo, naloženo na njej. To bo pripomoglo predvsem k temu, da si bo občinstvo bolje zapomnilo predstavitev, nekaj odneslo od nje in jasno poznalo pomen številk v predstavitvi.
6. Ustvarite en nepozaben dogodek v predstavitvi Vsaka predstavitev naj ima en vrhunec. Tako kot poznamo dramski trikotnik, kjer zapletu sledi vrhunec in vrhuncu razplet, naj bo tako tudi v predstavitvi. Npr. če želimo poudariti kako tanek je prenosnik lahko to ponazorimo tako, da ga vzamemo ven iz kuverte.
7. Na slidih naj bodo slike in ne tekst Slidi naj bodo predvsem vizualna podpora predstavitvi. Na njih naj bodo predvsem grafike in slike. Če že uporabljate tekst, naj bodo to kratki stavki, sestavljeni iz največ 3 - 5 besed. Razloga, zakaj ljudje tlačijo veliko besedila na slide sta predvsem dva: 1. Ljudje ne vedo, o čem govorijo 2. Mislijo, da več besedila na slidih naredi predstavitev bolj prepričljivo. V prvem primeru je seveda potrebno poznati temo, o kateri govorite, potrebno se je pripraviti in predvsem ne brati besedila s predstavitve. Če nameravate brati, potem ste na predstavitvi nepotreben člen, saj je upravičena domneva, da občinstvo zna brati samo in da hoče podrobnosti slišati od vas in jih ne prebrati. Še večja napaka. Veliko besedila ne pomeni bolj prepričljive predstavitve ampak razblini pozornost občinstva, saj je to razdvojeno med tem, ali naj posluša tistega, ki predstavlja ali pa naj bere.
8. Naredite predstavo in ne predstavitev Naredite predstavitev zanimivo. Vključite npr. kratke animacije, filmčke, pač kakršnekoli vizualne predstavitve produkta, ki ga prodajate, dajte možnost, da še kdo drug kaj pove, pripeljite gosta, pogovarjajte se z občinstvom. Predstavitev naj bo interaktivna zadeva in ne statičen monolog.
9. Ne ukvarjajte se z nepomembnimi podrobnostimi Če nekaj ne deluje na predstavitvi, pač ne deluje. Če se zmotite, se duhovito opravičite in nadaljujte. Ne izgubljajte časa z nepomembnimi podrobnosti, ki lahko “ubijejo” atmosfero vaše predstavitve. Keep it simple, stupid.
10. Prodajajte prednosti To velja predvsem za predstavitve, kjer hočete “prodati” svojo idejo. Namesto, da poudarjate vse krasne funkcionalnosti produkta, povejte, kakšne koristi nudi. Ljudi vedno zanima samo: kaj je v tem zame, kakšno korist imam jaz od tega. Naj ljudje ne poskušajo uganiti, ampak jim to povejte. Funkcionalnosti si lahko kasneje preberejo v priročniku. V avtocentru npr. trgovcem z avtomobili ne naštevamo vseh funkcionalnosti portala, ampak jim povemo, da bodo s portalom prihranili veliko časa in da je to močno orodje za podporo njihovemu odločanju.
11. O povzetkih in natisnjenih slidih Nikoli ne dajajte povzetkov in natisnjenih slidov vnaprej, na začetku. Tako kot pri veliko besedila na slidih, pozornosti ne bo nikjer. Ne na vas, ne na povzetkih - ljudje bodo poskušali brati povzetke, vi pa jih boste “motili” pri branju. Namesto tega povejte ljudem, da si ne potrebujejo ničesar zapisovati, saj bodo vse, kar potrebujejo vedeti, dobili na koncu - v povzetku. Prav tako ne dajajte natisnjenih slidov ljudem. Slidi so vaši, brez vas ne delujejo, saj so vizualna podpora predstavitvi in ne karkoli drugega.
12. O zvočnih in vizualnih elementih Izogibajte se uporabi privzetih učinkov, kot so npr. kakršnokoli vrtenje besedila, čudni prehodi med slidi in privzeti zvoki. Namesto tega lahko zripate kak zvok s CDja ali ga snamete z interneta. Poskušajte uporabiti kvalitetne, profesionalne fotografije. Prav tako se izogibajte neposrečenim barvnim kombinacijam, ki otežujejo branje in spremljanje slidov. Npr. Oranžna podlaga s svetlorumeno pisavo.
13. Vadite, vadite, vaditeItalic text Nobeden se ni rodil poln znanja in z vsemi veščinami, ki so potrebne za nastopanje. Prav tako je vsaka predstavitev različna drugi in tudi občinstvo je drugo. Če v predstavitev vključite veliko interaktivnih elementov, je potrebno natančno določiti in predvideti, kako si bodo sledili, v kakšnem odnosu bodo, kakšni bodo prehodi itd. Da vse poteka gladko, ne gre brez temeljite priprave - vaje. Naredite domačo nalogo.